Un software gestionale consente di ottimizzare tutti i processi aziendali, dalla contabilità e amministrazione, al finance, dalla pianificazione e produzione alla logistica e magazzino. Questo è tanto più vero quanto la soluzione che si sceglie è evoluta e in grado di rispondere a una serie di requisiti fondamentali.
È cioè importante che l’applicativo utilizzi tecnologie all’avanguardia, sia modulare e offra capacità di integrazione. Inoltre, un sistema gestionale deve poter essere erogato in cloud e consentire il lavoro in remoto e in mobilità. Infine, il software permette una ottimizzazione dei processi se oltre a rispondere ai bisogni di digitalizzazione più generali, sa offrire anche funzionalità specifiche effettivamente core per l’azienda.
In pratica, un software gestionale deve rappresentare un formidabile alleato per poter contare su supporto operativo, direzionale e strategico.
Software gestionali cosa sono e a cosa servono
Le soluzioni software gestionali sono piattaforme digitali che semplificano l’organizzazione delle procedure di impresa e ne consentono un puntuale monitoraggio. Inoltre, permettono di essere sempre aggiornati e compliant alle normative.
Più nello specifico, il software gestionale governa il cuore dell’azienda occupandosi di tutti processi, da quello di fatturazione elettronica alla conservazione digitale dei documenti, dalle transazioni con i sistemi bancari sino alle procedure di nota spese e contabilità.
Il software gestionale può rendere più efficienti processi che si svolgono, oltre che in amministrazione, negli uffici risorse umane, in area logistica e supply chain, produzione e così via.
Come deve essere il software gestionale ideale, 7 caratteristiche imprescindibili
1. Sicurezza
Il primo requisito indispensabile che deve caratterizzare un software gestionale è la capacità di salvaguardare la sicurezza dei dati. Lavorando infatti su dati sensibili, è importante che la soluzione garantisca conformità al GDPR e a tutte le normative relative alla privacy, oltre a facilitare, in generale, tutto quel che occorre per adempiere alle leggi.
2. Modularità
Poiché quando si decide di installare o sostituire il software gestionale, le prime valutazioni da fare riguardano gli obiettivi che ci si prefigge (in base al proprio percorso di digitalizzazione, all’hardware disponibili, al numero di applicativi legacy che magari già si stanno utilizzando eccetera) è utile che la scelta ricada su una soluzione adattabile e modulare. Questo affinché, se necessario, si possa procedere a customizzazioni, all’implementazione di eventuali progetti pilota che possano poi essere estesi e soprattutto ampliare o modificare la struttura del software, in modo semplice e veloce, gestendo, appunto, i fabbisogni con l’ausilio di moduli.
3. User experience e collaboration
Il software gestionale deve poi essere sviluppato all’insegna di semplicità (la soluzione è infatti potenzialmente a disposizione di tutte le figure aziendali, qualsiasi sia la loro competenza informatica) e collaboration. Mediante intuitivi strumenti può, infatti, promuovere condivisione di conoscenza e cooperazione tra dipartimenti, limitando anche la ridondanza di informazioni e gestendo i dati univoci. E questo anche, e soprattutto, quando si lavora, in mobilità, se si hanno più sedi differenti o si fa ricorso allo smart working.
4. Cloud
Un software gestionale in cloud, nello specifico, risulterà conveniente dal punto di vista economico, non richiede infatti investimenti iniziali. Il cloud provider richiede un canone periodico oppure tariffe pay per use in base alle utenze e, tra l’altro, offre la garanzia di tecnologie sempre aggiornate. Usare risorse in cloud significa facilitare l’implementazione di strategie mobile. Gli applicativi sulla nuvola sono accessibili da qualsiasi browser, comodamente fruibili in sicurezza da differenti device come se si fosse in ufficio.
5. Tecnologie esponenziali
Se il software gestionale ha a bordo tecnologie di big data analytics, intelligenza artificiale e machine learning avrà un ruolo di primo piano nel creare flussi di lavoro all’insegna dell’efficienza. Saprà raccogliere le informazioni necessarie (eventualmente segnalando lacune o imprecisioni, per esempio, nei documenti a disposizione) per rendere agili e flessibili i processi.
6. Integrazione con applicativi
Fondamentale poi la capacità di integrazione del gestionale con gli altri applicativi che compongono il sistema IT e la compatibilità con le piattaforme tecnologiche più in uso (es. Microsoft e Linus). Questo, in ottica Industria 4.0, si traduce anche nell’abilità di raccogliere dati da sensori e dispositivi IoT in modo da tenere sotto controllo in tempo reale la produzione, il funzionamento delle macchine, così come le scorte di magazzino e la logistica. Così facendo è possibile intervenire per risolvere anomalie o addirittura prevenire problemi. In tal caso, le tecnologie di intelligenza artificiale saranno usate appieno, individuando variazioni rispetto alle normali procedure, mentre sofisticati automatismi contribuiscono ad attivare azioni di intervento.
7. Un partner tecnologico
Infine, il partner tecnologico cui si fa riferimento fa la differenza. Un system integrator esperto, con competenze sia tecniche sia organizzative può supportare l’azienda e ciascun utente del software gestionale per sfruttarne tutti i vantaggi.
Grazie ad una consulenza efficiente e puntuale le funzionalità del gestionale saranno così potenziate e assistendo al contempo ad una riduzione dei tempi e costi del progetto.
