Un’azienda di medie dimensioni è il risultato dell’interrelazione di diversi complessi processi. Gli apicali hanno quindi bisogno di strumenti in grado di monitorare l’andamento di questi processi (attraverso dati e indicatori) al fine di tenere sotto controllo il business e le oscillazioni del fatturato. Spesso la difficoltà principale dell’organizzazione è quella di integrare i dati, che possono anche provenire dalle diverse sedi aziendali (anche estere). In questi specifici contesti, ma potremmo dire nell’ordinarietà della gestione di un’azienda media, è opportuna la presenza di un software gestionale in grado di “tirare le somme” e controllare in maniera puntuale tutte le variabili dei diversi processi dell’organizzazione.
Software gestionale: perché è così importante?
Tracciare e rintracciare in modo automatizzato i processi di gestione all’interno e all’esterno delle aziende è fondamentale per il business. Un buon gestionale deve comprendere funzioni inerenti la contabilità, la gestione del magazzino, la produzione, il rapporto con il cliente, l’analisi finanziaria e il controllo di gestione della qualità. Gestire tutte queste funzioni con software standalone sarebbe infatti troppo complesso, oltre che oneroso. Ecco perché un unico gestionale che permetta di organizzare i processi interni e controllare gli scambi di informazioni con l’esterno al fine di migliorare la fruibilità dei dati è fondamentale.
Quali sono quindi i tech-booster che deve avere un buon software gestionale?
Software gestionale: deve essere semplice e veloce
La prima caratteristica fondamentale che deve avere un gestionale è quella della semplicità. Deve infatti poter essere utilizzato dalle risorse umane dell’azienda che lavorano al back-office, le quali, come sappiamo, possono avere formazioni molto diverse. E visto che tutti devono essere in grado di usarlo, un elemento fondamentale è la presenza di un’interfaccia user friendly. Un’altra caratteristica che deve avere è quella della velocità, perché, specie nelle aziende medie, con risorse umane spesso ridotte numericamente, il tempo è una variabile molto importante. La semplicità e velocità di implementazione gioca un ruolo chiave anche nell’implementazione stessa del software.
Ad esempio, un efficace feature di gestione della fatturazione, collegato all’anagrafica clienti e ai fornitori, che consenta l’emissione di una fattura partendo da un preventivo, garantisce un’ottimizzazione del tempo.
Deve facilitare la comunicazione tra i reparti
Il software gestionale per un’azienda di media dimensione deve eliminare i problemi di comunicazione per rafforzare il lavoro interdipartimentale, soprattutto oggi che il remote working rende indispensabile rendere l’accesso ai dati da qualsiasi postazione una caratteristica indispensabile. Attraverso uno strumento di collaborazione unificato come un gestionale, le risorse umane possono muoversi in modo sincrono per gestire i processi aziendali in tempi record, che si traduce in maggiore soddisfazione dei clienti. In questo caso sono quindi utili integrazioni che permettano alle risorse umane di condividere in modo efficace e sicuro i dati in tempo reale nell’intera struttura IT e quindi comunicare in modo semplice e smart e permettendo decisioni e azioni rapide. Il software è, inoltre, in grado di gestire i processi attraverso un workflow, informatizzando regole e accessi. Supportare la gestione del flusso di lavoro rende possibile coordinare i diversi segmenti operativi quali:
- I task da eseguire
- Carico di lavoro per ogni task
- Tempo necessario per lo svolgimento del task
- Owner del task
In questo modo è possibile avere una fotografia completa e continua dello status di un processo rendendone visibile a tutti il flusso di avanzamento.
Inoltre, il software gestionale si deve dotare di un’architettura moderna e aperta in grado di supportare efficacemente un numero elevatissimo di utenti simultanei, riuscendo a bilanciare i carichi su più applicazioni e server dati.
Parole d’ordine: scalabilità e flessibilità
Nell’attuale fluido contesto tecnologico un gestionale non deve essere statico bensì deve essere flessibile e potersi adattare alle diverse esigenze di un’azienda. La scalabilità e la flessibilità sono peculiarità ormai diventate imprescindibili. Oltre a garantire una gestione integrata dei processi, deve poter prevedere l’inserimento di ulteriori moduli operativi man mano che crescono le dimensioni dell’organizzazione e quindi anche le esigenze gestionali.
Ecco perché in un gestionale la modularità è un vero tech-booster; deve quindi contemplare un’ampia offerta di moduli software.
Può accadere però che un’organizzazione per tenere sotto controllo alcuni processi abbia bisogno di applicativi specifici esterni. In questo caso un gestionale deve potersi integrare e interfacciarsi con essi. Banalmente, la possibilità di esportare i dati in Excel e lavorarli con l’applicativo Microsoft.
Scegliere un gestionale che presenti tutti questi tech-booster è fondamentale nelle fasi preliminari di scelta. L’organizzazione deve avere una visione a lungo raggio e optare per un gestionale affidabile ma allo stesso tempo anche flessibile.
