L’amministrazione è una area fondamentale delle aziende, implica una serie di procedure che riguardano tutti gli aspetti core del business e l’intero patrimonio di informazioni a essi relativo. Un software gestionale nasce prima di tutto per semplificare le attività, ma anche per supportare le aziende nell’avere una visione d’insieme dei trend di business raccogliendo tutti i dati necessari e mettendoli a fattor comune. Ciascuna organizzazione deve scegliere il gestionale più adeguato alle proprie esigenze in quanto i diversi software sul mercato integrano funzioni differenti che soddisfano esigenze specifiche. Nel caso di una multisocietà è necessario adottare una soluzione capace di interconnettere sedi dislocate in aree geografiche più o meno vaste e di integrare dati caratterizzati da formati diversi. Non bisogna inoltre trascurare il fatto che gli utenti avranno competenze non omogenee tra loro, si deve quindi optare per un prodotto semplice che non richieda troppe ore di formazione.
Su quali elementi fondare la scelta di un gestionale per contabilità aziendale
Semplificazione dei processi e avere sotto controllo tutti gli aspetti finanziari: i primi criteri da tenere presenti sono questi, il gestionale deve essere introdotto in azienda per lavorare più velocemente, evitando di produrre carta inutile (e costosa), rendendo ridondanti i passaggi di consegna e, se possibile, tanti interventi manuali. A quest’ultimo proposito software che integrino funzioni di RPA (Robotic Process Automation) consentono automatizzazioni che risparmiano agli addetti compiti routinari e a basso valore aggiunto.
Non solo, un software gestionale davvero utile per una realtà strutturata deve poter garantire la possibilità di offrire le informazioni che consentano di fare previsioni a medio lungo termine, kpi per migliorare i processi, in generale, dati preziosi per promuovere nuove modalità di lavoro data driven.
Altrettanto importante è avere la certezza che la soluzione prescelta metta al sicuro i dati (inclusa la possibilità di crittografarli se necessario) e garantisca conformità normativa.
Entrando più nel dettaglio delle capacità che si possono richiedere a un gestionale dedicato all’area contabilità, sicuramente è di importanza fondamentale la modularità di quest’ultimo. Alle funzioni di contabilità generale, che permettono cioè scritture contabili di base e registri relativi, prima nota, gestione effetti, incassi, pagamenti bonifici, fatturazione elettronica, è infatti possibile affiancarne altre mediante l’adozione di moduli. Questi, possono essere aggiunti in modo immediato al crescere delle esigenze quali la necessità di gestione finanziaria, cespiti e ammortamenti, così come del completo ciclo attivo e passivo, budget e tesoreria e rendicontazione sino ad arrivare alla gestione della supply chain: fattore importante e non scontato in un software implementato in una multisocietà.
Per aumentare concretamente la produttività tutti i dati finanziari raccolti devono essere facilmente consultabili mediante dashboard semplici e intuitive per avere sotto controllo, in tempo reale, la situazione amministrativa e contabile.
Software gestionale per la contabilità per un’azienda multisocietà, ecco come deve essere
Quando un software gestionale per la contabilità viene adottato in un’azienda complessa, articolata in più realtà e dislocata con filiali e impianti sul territorio le sfide sono sicuramente molteplici. È infatti necessario disporre di uno strumento che sia implementabile in sedi e mercati diversi e fornisca un unico flusso di informazione certificato.
Deve quindi essere un software gestionale tecnologicamente avanzato che supporti l’ufficio amministrativo per competere sulle piazze internazionali, ma allo stesso tempo facilmente adottabile (per non impegnare in maniera eccessiva le risorse IT in installazione e formazione degli utenti) e integrabile nei vari contesti.
Più nello specifico, il gestionale per la contabilità utile a una multisocietà è indispensabile che sia multi legislazione, multi valuta e, naturalmente, multi lingua: prerequisiti imprescindibili per poter poi avere dati centralizzati che promuovano non solo la collaborazione interdipartimentale ma anche la condivisione di conoscenza a livello globale.
Per realtà particolarmente grandi che abbiano la gestione interna di tutti gli aspetti contabili e amministrativi vi sono sul mercato software integrati che si occupano della parte gestionale e di quella fiscale, in grado di predisporre bilanci oltre che di tutti i documenti per gli adempimenti fiscali e previdenziali (che per quanto riguarda i gestionali contabilità per multisocietà, dovranno tener conto dei principi vigenti nelle varie aree geografiche in merito alla fiscalità).
In conclusione, può risultare molto vantaggioso implementare la soluzione di un partner tecnologico che sia presente in tutto il mondo per poter contare su un più rapido ed efficace supporto in caso di bisogno per l’implementazione, la formazione del personale, i servizi consulenziali e di assistenza.
